Ev taşımak yeterince stresliyken, bir ofisi veya şirketi taşımak çok daha karmaşık ve kusursuz bir planlama gerektiren bir operasyondur. Çünkü ofis nakliyesi sadece masa ve sandalye taşımaktan ibaret değildir; ticari faaliyetlerin durmaması, kritik verilerin kaybolmaması ve pahalı elektronik cihazların hasar görmemesi gerekir. Peki, şirketinizin yeni adresine sorunsuz ve hızlı bir geçiş yapması için ofis taşımacılığında dikkat edilmesi gerekenler nelerdir?

İşte kurumsal taşınma sürecini hatasız atlatmanın altın kuralları:

1. Departmanlara Göre Kodlama ve Etiketleme Sistemi
Ofis taşımanın en büyük kabusu evrakların, dosyaların ve kişisel eşyaların birbirine karışmasıdır. Taşınma öncesinde her departman (Muhasebe, İK, Yönetim vb.) için farklı renklerde etiketler kullanılmalı ve koliler isimlendirilmelidir. Bu basit sistem sayesinde yeni ofiste hangi kolinin hangi masaya ait olduğu anında bulunur, günlerce süren yerleştirme karmaşası önlenir.

2. IT ve Elektronik Altyapının Korunması
Bilgisayarlar, monitörler, server (sunucu) kabinleri ve yazıcılar bir ofisin can damarıdır. Bu cihazlar asla standart ince kolilerle taşınmamalıdır. Cihazlar, nem ve toza karşı streçlendikten sonra kalın baloncuklu naylonlarla (patpat) sarılmalı ve sarsıntıya dayanıklı kutulara yerleştirilmelidir. Ayrıca kablo karmaşasını önlemek için her cihazın kablosu kendi üzerine etiketlenerek bantlanmalıdır.

3. Gizli Evrakların ve Arşivin Güvenliği
Müşteri sözleşmeleri, faturalar, personel dosyaları ve şirket sırrı niteliğindeki belgelerin güvenliği ekstra özen ister. Arşiv taşımacılığında kolilerin altı çift kat bantlanmalı ve taşıma sırasında dosyalar yetkisiz kişilerin erişimine kapalı, özel numaralandırılmış veya kilitli sistemlerle nakledilmelidir.

4. İş Kaybını Önleyen Zaman Planlaması
Ticarette zaman paradır. Başarılı bir ofis taşımacılığı mesai saatlerini bölmemeli, tercihen hafta sonu veya gece saatlerinde yapılmalıdır. Cuma akşamı başlayan bir nakliye operasyonu, pazartesi sabahı personelin masasına oturup hemen bilgisayarını açabileceği şekilde kusursuzca bitirilmelidir.

Kurumsal bir taşıma süreci, ancak referansları sağlam ve donanımlı bir nakliyat firmasıyla mümkündür. İşinizi riske atmayın, ofisinizin değerini bilen profesyonel ekiplerle çalışarak kesintisiz hizmetin keyfini çıkarın.